آئین نامه و خط مشی وجين منابع در كتابخانه

براي داشتن مجموعه­‌اي پويا و مرتبط با اهداف کتابخانه­ها ضروري است مجموعه­ای از کتابها به صورت منظم وجين شود. وجين مي‌تواند در رابطه با انواع منابع و با توجه به اهداف زير صورت گيرد:

ماده 1: اهداف وجین منابع کتابخانه

1- ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع موجود و جدید
2- پویایی مجموعه منابع کتابخانه
3- تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع موجود

4- صرفه جویی در وقت کارکنان برای جابجایی منابع

ماده 2: معیارها و ضوابط وجین

1- منابع فرسوده، مستعمل که ارزش علمی و یا تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشغال فضا، صرف هزینه نگهداری و آلودگی سایر منابع خواهد بود.
2- منابع درسی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده­اند.
3- نسخه­های تکراری و مازاد بر نیاز و نیز، ویرایش­های قدیمی کتب حوزه علوم پایه و بالینی که به طور منظم ویرایش­های جدید آنها منتشر می­گردد و در کتابخانه موجود است. در صورت نیاز به نگهداری یک نسخه از ویرایش ماقبل منبع در کتابخانه ضروری است.

ماده 3: منابع مستثنی از وجین

1- منابع نفیس، تاریخی و هنری و کتابهای عمومی

2- منابع مرجع از جمله اطلس­ ودیکشنری­ها در حیطه علوم پزشکی

3- منابع هسته در هر رشته تحصیلی

4- مجلات انگلیسی و فارسی

5- پایان نامه­ ها

ماده 4: اعضاء کمیته وجین منابع در کتابخانه­های دانشکده/مراکز آموزشی-درمانی عبارتند از:

1- مسئول کتابخانه

2- کارشناس بخش مرجع و یک نفر مسئول میز امانت
3- مسئول آموزشی واحد

4- معاونت تحقیقات و مدیر پژوهشی دانشگاه

5- معاونت آموزشی دانشگاه

6- مدیر یا معاونت پشتیبانی واحد
7- مسئول حسابداری واحد

8- مسئول بایگانی راکد دانشگاه

ماده 5: مراحل انجام وجین

1- کتابخانه موظف است براساس معیارهای ذکر شده در ماده دو و سه، به شناسایی و انتخاب و جمع ­آوری منابعی که باید وجین شوند بپردازد.

2-کتابخانه­ ها باید لیست کتابهایی را که می­خواهند وجین کنند به اطلاع  کتابخانه­ های دیگر برسانند تا در صورت نیاز بعضی از کتابها در کتابخانه­ های دیگر دانشگاه تحویل آنها گردند.

3- مسئول کتابخانه لازم است پس از شناسایی منابع وجینی، اعضای کمیته وجین را جهت بررسی و تصمیم گیری نهایی در جریان قرار دهد.

4- تعداد منابع وجین شده در هر نوبت بایستی متناسب با تعداد کل منابع موجود در کتابخانه باشد.

5- کتابخانه بایستی نسبت به جایگزینی به موقع منابع وجین شده اقدام نماید.

6- وجین منابع از مجموعه کتابخانه به صورت مستمر و در هر سال برای دانشکده­ ها زمانی که دانشجویان تعطیل می­باشند و برای مراکز آموزشی درمانی  که همیشه مراجعه کننده دارند  باید در زمانی که مراجعه کننده کمتری دارند و یا در ساعات غیر اداری صورت گیرد که خللی در کار کتابخانه صورت نگیرد و هیچ کتابخانه ای نباید به سبب وجین کردن تعطیل گردد
7- منابع وجین شده در برنامه اکسل (شامل: عنوان، مولف، سال نشر، شماره ثبت) و به همراه صورتجلسه کمیته وجین، به مسئول بایگانی راکد ارسال تا نسبت به بردن آنها اقدام گردد. همچنین، کلیه منابع وجین شده در نرم افزار کتابخانه واحد مشخص گردند.

 ماده 6: هرگونه تغییر در مفاد این آیین­نامه به پیشنهاد مسئول کتابخانه و تصویب  معاونت تحقیقات  و مدیر امور پژوهشی دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه­های تابعه اعلام خواهد شد.